リモートワークで勤務している方が増えています。特にIT業界では多いのではないでしょうか。
リモートワーク下では、従来のオフィスでの仕事の仕方とはやり方を変えなくてはいけないことが出てきます。プロジェクトマネジメントでも同様です。
本記事ではリモートワーク下でのプロジェクトマネジメントについて紹介します。
PMBOKでのリモートワークに関する記載
PMBOKではリモートワークについて記載があるのでしょうか。
実は、参照できる記載があります！
（PMBOKの入手法については、PMBOKガイドPDFの無料入手法を参照してください 。）
PMBOKはAmazonで購入することもできます。
プロジェクトマネジメント知識体系ガイド PMBOKガイド 第6版(日本語)
プロジェクト知識のマネジメント
4.4 プロジェクト知識のマネジメントにて、知識共有のツールと技法について紹介する中で、対面・バーチャル・両方での適用について言及があります。
対面での対話は、知識をマネジメントするために必要な信頼関係を構築する最も効果的な方法で、いったん関係が確立されるとバーチャルな対話を使用して関係を維持することができる、と述べています。
プロジェクト資産マネジメント
プロジェクト資産マネジメントについての記述の中で、グローバル化によるバーチャルチームとして、同じ場所にいないチームでのプロジェクトマネジメントについて言及があります。
バーチャルチームのマネジメントの課題として、以下のコミュニケーション上の問題を挙げています。
- 潜在的な孤独感
- チームメンバー間での知識と経験の共有についてギャップが生じやすい
- 進捗状況や生産性の追跡が困難
- 時差や文化的な違い（グローバルチームの場合）
最後の点以外、現在のリモートワークにも通じるものがあると思います。
リモートワークにおけるプロジェクトマネージャーが留意するべきこと
それでは実際にリモートワークでプロジェクトマネジメントをする場合、具体的にどのような点を気を付ければよいのでしょうか。
筆者が実務で実感したポイントを紹介します。
時間管理はNG
プロジェクトメンバーを管理する際に、時間で管理することは不可能です。タスクを分解する粒度を見直して、日ごとに進捗がわかるような形でメンバーにタスクをアサインし、その達成度合いを見ることで進捗を管理しましょう。
チームメンバー全員で進捗を見渡す
オフィスに集まって仕事をしていた時は、周りのメンバーが何をやっているのか、順調かどうか、というのはなんとなくわかりました。
オフィスでの雑談や、仕事をしている時の雰囲気など、仕事上の公式なコミュニケーション以外でも情報が得られていたからです。
しかし、リモートワークでは仕事上のコミュニケーション（テレカン、チャット）のみになってしまい、他の人がどのような状況かという情報はメンバーには入ってきにくい状態です。
プロジェクトの進捗共有はメンバー全員で行い、誰がどんな仕事をやっているのか、メンバー間で一定の相互把握ができるようにすると良いでしょう。
コンディションチェックを1on1で行う
リモートワークをしていると、メンバーのコンディションは分かりにくくなります。前述のチームミーティングでも、1人あたりが発話する時間は非常に短いですし、パフォーマンス低下の兆候がわかるようなコミュニケーションも取れません。
メンバーとの1 on 1は定期的に行い、コンディションの維持をサポートしましょう。1回あたりの時間は15分や30分と短い方が双方負担にならずに効果的です。
コミュニケーションに使う時間を増やす
1 on 1だけでなく、コミュニケーションに使う時間を増やしましょう。もともとプロジェクトマネジメントの仕事のほとんどはコミュニケーションと言われていますが、リモートワークではさらに意識をした方がよいです。
具体的には、以下のためにコミュニケーションリソースを使うとよいでしょう。
- 期待事項を明確化すること
- チーム内のコミュニケーションを促進すること
- コンフリクト解消のための手続きを作成すること
- メンバーが意思決定に関わる機会を増やすこと
- メンバーの成功の功績をチーム内で共有すること
リモートワークで生産性を上げるためのツール
リモートワークでも生産性を落とさずに、あるいは生産性を上げるチームには適切なツールの利用が不可欠です。チームのツール選定が適切か、今いちど見直してみましょう。
共有ツール
ソースコードやファイルの管理に、適切な共有ツールを使えていますでしょうか。共有レポジトリや共有ポータルがチーム内のコラボレーションのボトルネックになっていないか確かめましょう。
テレカン
リモートワーク中は当然テレカンの頻度が増えます。使用するテレカンのツールがストレスなく使えるものであるか確かめましょう。
- 画質や音質は問題ないか
- 画面共有に遅延が発生したり画質低下が生じていないか
- 参加人数や外部参加の制限が、チームの活動に支障をきたさないか
コミュニケーションツール
チーム内や外部とのコミュニケーションツールは適切でしょうか。何でもメールで行っていると生産性を落とします。
SlackやTeamsなどチャットツールの利用など、社内外のコミュニケーションに必要なツールが選べているか確かめましょう。
余談ですが、チャットツール内に"Random"など雑談をするチャネルを用意すると、投稿のハードルが下がりメンバー間の交流が活発になります。
さいごに
このように、リモートワークに関しても実践によるナレッジが増えつつあります。
以下に生産性を落とさずに、プロジェクトとして成果を上げられるかがプロジェクトマネージャーの腕の見せ所です。
ぜひ逆境を乗り越えられる骨太なプロジェクトチーム運営を目指してください。
リモートワークで学習時間が取れる方は、オンラインコースでスキルキャッチアップに挑戦するのも良いかもしれません。
例えばこのようなコースがあります。
2020年8月16日追記：日本PMIでも、感染症対策下のPMというシリーズで情報展開がなされていました。
https://www.pmi-japan.org/topics/pr/
最後までお読みいただきありがとうございました。